Slovenia – Software package and information systems – Implementacija elektronskega dokumentnega sistema (DMS) za potrebe Univerze na Primorskem

Predmet javnega naročila je dobava, implementacija in vzdrževanje elektronskega dokumentnega sistema ter uvedba pripadajočega e-arhiva za UP. Dokumentni sistem bodo uporabljale vse članice UP, to je 9 članic in Rektorat. Dokumentni sistem mora biti zasnovan kot sodobna spletna rešitev namenjena učinkoviti obdelavi dokumentov v funkciji elektronskega poslovanja. Ključne funkcionalnosti dokumentnega sistema se nanašajo na evidentiranje vhodne in izhodne dokumentacije ter njene vsebine, razvrščanje dokumentov v zadeve, na podlagi vnaprej določenih kriterijev, klasificiranje in signiranje dokumentov ter razporejanje zadev v reševanje zaposlenim, določanje postopkov in izdelava delovnih tokov, reševanja zadev, priprava izhodnih dokumentov na podlagi vnaprej pripravljenih predlog, opozarjanje uporabnikov (glede morebitnih napak - odklonov ali nepopolno zaključenih procesov) in obveščanje uporabnikov (glede zadolžitev, ključnih datumov in rokov), spremljanje rokov za rešitev zadev, odprema dokumentov, vodenje evidence upravne statistike, sledenje poteku reševanja zadev, izdelava poročil glede na različne kriterije, izpis popisa zadev (glede na različne metapodatke), nadzor skrbnika nad šifranti klasifikacijskih znakov, postopkov, organizacijske sheme, uporabnikov sistema in njihovih pravic. Naročnik načrtuje najem licenc za osnovno ogrodje dokumentnega sistema z integracijami ter licencami za uporabnike tega sistema v skladu s potrebami UP. Hkrati želi najeti gostovanje storitev v oblaku. Od ponudnika zahteva, da bo nudil implementacijo, vzdrževanje in nadgradnje sistema, kot je specificirano v tem dokumentu. Natančen opis predmeta javnega naročila izhaja iz razpisne dokumentacije.