Denmark – IT services: consulting, software development, Internet and support – Rammeaftale om konsulentbistand til drift, vedligeholdelse og udvikling af KESDH

Aftalen vedrører konsulentbistand til drift, vedligeholdelse og udvikling af KESDH. Konsulentydelserne omfatter projektledelse, testledelse, sagsbehandling, rådgivning og vejledning. - Forsvaret består af en række værn, kommandoer, styrelser, stabe og myndigheder under Forsvarsministeriet (i det følgende benævnt "Koncernen"), som hver især varetager specialiserede opgaver som en del af Koncernens samlede forretningsmæssige formål. Forsvaret er en kompleks organisation, som varetager mange forskelligartede opgaver. KESDH udgør Forsvarets Koncernfælles Sags- og Dokumenthåndteringssystem (i det følgende benævnt ”Applikationen”). Applikationen anvendes til sags- og dokumenthåndtering, hvori Køberens relevante ind- og udgående dokumenter og interne notater registreres, dvs. såvel fysiske som elektroniske dokumenter og e-post-korrespondance. Applikationen udgør en fælles platform for lagring, fremfinding, understøttelse af processer, herunder afsendelse og modtagelse af digital post og behandling af informationer, som i et vist omfang er klassificeret, jf. Justitsministeriets Sikkerhedscirkulære, CIR nr. 10338 af 17. december 2014, dog højest til klassifikationsgraden Til Tjenestebrug (TTJ). - Koncernen er omfattet af lovgivningen og retningslinjerne for god forvaltningsskik, herunder reglerne om journaliseringspligt og notatpligt, hvilket tilsiger fyldestgørende registrering. Det indbefatter bl.a., at følgende dokumenter registreres i Applikationen: • Al dokumentation, der fører til afgørelse af en sag. • Al indgående post, der indgår i administrativ sagsbehandling. • Alt materiale, der indgår i sagsbehandlingen eller i Koncernens virksomhed i øvrigt. • Al post, som udgår som led i administrativ sagsbehandling. • Alle dokumenter, der underbygger sagsbehandlingen, f.eks. telefonnotater, rapporter, fotos mv. • Alle hændelser, der beskriver fremdrift og status i en sag, eksempelvis notater om besøg, telefonsamtaler, svar mv. - Registrering sker endvidere med henblik på at kunne genfinde og videndele relevante data og informationer. Det er op til den enkelte sagsbehandler at afgøre hvilke elementer, der skal registreres på den enkelte sag, ud over det materiale, som forvaltningsmæssige love og regler samt god forvaltningsskik foreskriver. Applikationen er baseret på standard ESDH-systemet WorkZone fra KMD. WorkZone omfatter funktionalitet til understøttelse af Køberens forretningsmæssige opgaver vedr. elektronisk sagsbehandling og dokumenthåndtering, herunder i et forvaltningsmæssigt øjemed. Herudover er der over tid udviklet funktionalitet specifikt til Køberen til understøttelse af Køberens særlige behov og processer. - Køberen ønsker med udbuddet af Aftalen bl.a. at opnå en understøttelse af: • Muligheden for at sikre, at kvaliteten i ydelser og leverancer er høj og overholder de nødvendige aftaler og servicemål, både af hensyn til forretningsmæssig og sikkerhedsmæssig kritikalitet, • Forbedret adgang til fornødne kompetencer fra eksterne specialister samt et styrket samarbejde mellem Køberen og KESDH-leverandørerne, • Øget kontraktfleksibilitet for at undgå at blive fastlåst til én leverandør og med mulighed for hjemtagning og skalérbarhed ift. ressourcer og kompetencer, • Øget leverancehastighed på udviklings- og vedligeholdelsesopgaver, herunder smidigere transition til idriftsættelse og hurtigere ibrugtagning af ny teknologi, • Muligheden for at arbejde ud fra en agil tilgang og på sigt DevOps, • Muligheden for på sigt at ibrugtage eller udnytte cloud-relaterede teknologier i driften af Systemet, • Muligheden for på sigt at overgå til anvendelse af Linux som operativsystem på databaseservere, samt • Mulighed for etablering af yderligere Miljø(er) eksempelvis på et højere klassificeret net. - Leverandøren vil skulle indgå i et flerleverandør-setup, hvor øvrige KESDH-leverandører vil forestå den Teknisk Vedligehold af Systemet samt Applikationsvedligehold. Leverandøren vil derfor ud over samarbejdet med Køberen skulle indgå i et samarbejde med Øvrige Leverandører i relation til Systemet. Leverandøren skal i den forbindelse deltage i en fælles samarbejdsorganisation med Køberen og Køberens øvrige Leverandører. - Samarbejdsmodellen operationaliseres gennem en række samarbejdsfora såsom samarbejdsforum, applikationsgruppemøde, arkitekturkoordination, KESDH Change Advisory Board (CAB) og Problem og (parent) Incident-møde m.fl., hvor Køberen har den styrende rolle. Køberen varetager selv den overordnede serviceintegrator-funktion, hvilket bl.a. indbefatter, at Køberen har ansvaret for at sikre et tværgående samarbejde mellem de respektive leverandører og Køberens egen it-organisation. Ud over den tekniske vedligehold af systemet og applikationsvedligehold gennemføres der løbende mindre eller større vedligeholdelses- og udviklingsprojekter. Forsvarets Styrelser gennemgår løbende mindre eller større reorganiseringer. - De tilbudte konsulenter skal indgå i den daglige drift af WorkZone i tæt samarbejde med ESDH Sektionen (ESDHSEK), som organisatorisk er underlagt Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse, CyberDivisionen. - Aftalens anslåede værdi er 50 mio. DKK, mens Aftalens maksimale værdi er 65 mio. DKK. Forskellen i de angivne beløb er begrundet i usikkerheden om rammeaftalens endelige værdi, jf. nedenfor. Den anslåede værdi er således et udtryk for FMI's mest kvalificerede skøn over Aftalens værdi på nuværende tidspunkt, mens den maksimale værdi udtrykker det maksimale træk på Aftalen i dens løbetid. Usikkerheden om Aftalens endelige værdi skyldes navnlig at FMI i 2024 overgår til et flerleverandør-setup på drift og applikationsvedligehold, hvilket forventes at kunne medføre et større behov end tidligere for konsulentbistand i ESDH-sektionen og et større forbrug på Aftalen, end hvad der konkret forventes i øjeblikket.